山东省青岛第二中学档案管理办法

第一章 总则
第一条　为进一步加强我校档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《山东省中小学校档案管理暂行办法》的规定，结合我校档案工作实际，制定本办法。
第二条　本办法所称学校档案是指在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映本校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条　学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程。
第四条　学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时。布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条　学校档案工作的基本原则是：集中统一的管理学校全部档案,维护档案的完整与安全，便于学校各项工作的利用。

第二章 管理体制、机构和人员
第六条　学校档案工作由校长办公会领导，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。学校要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。
第七条　学校应成立以分管档案工作的校长为组长，各部门有关人员为组员的档案工作领导小组，该小组全面负责本校档案工作的组织领导。
第八条　学校设立综合档案室，由校长办公室领导，作为学校档案资料的贮存基地和利用中心，其主要职责是：
１、贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作制度和规划；
２、集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为党和国家积累档案史料；
３、编制必要的档案检索工具，积极提供服务，开发档案馆信息资源；
４、组织档案业务知识学习，对学校各部门文件、资料的形成、积累和立卷归档工作进行指导、督促和检查，并开展档案宣传；
５、做好档案统计工作，及时上报统计结果；
６、完成与档案工作相关的其它工作。
第九条　配备与学校档案工作相适应的专（兼）职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业；工作认真负责，积极接受业务培训。遵守纪律，身体健康，并具有大专以上的文化水平，具备档案和微机管理知识。
第十条　学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。
第十一条　学校档案工作人员在一定时间内保持相对稳定，调动工作时做好档案业务交接。

第三章 文件材料的收集、立卷和归档
第十二条　学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十三条　学校各部门要安排一名专（兼）职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。
第十四条　学校科研成果鉴定、基建工程竣工验收时，有关部门应通知档案部门人员参加。
第十五条　学校新购重要设备仪器到货时，有关部门应通知档案部门参加开箱验收，并将有关材料及时归档。
第十六条　因公外出学习、考察、参加会议的人员，应按规定及时将收集获取的材料向档案室移交。
第十七条　文件材料归档的基本要求：
１、归档文件材料必须完整、准确、签批手续完备；
２、归档文件材料的制作和书写必须易于长期保存，禁止使用圆珠笔和纯蓝墨水；３、归档文件材料的整理应符合有关标准；
４、归档文件材料应经部门或项目负责人审定。
第十八条　文件材料的归档范围
１、党政管理类
主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
２、教育教学类
主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育和外事交流等活动中形成的文件材料。
３、科研类
按照国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T 2--9 2执行。
４、基建工作类
按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和山东省教委、省档案局1992年颁发的《山东省校舍档案管理暂行办法》执行。
５、设备仪器类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
６、财会类
按照财政部、国家档案局 1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。
７、声像类
主要指学校在社会活动中立接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。
８、实物类
主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
第十九条　文件材料的归档时间
１、党政管理类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前组成保管单位，向综合档案室移交；针对传阅文件的特殊性，各类普发性文件在文书立卷部门保存一年后移交；
２、教育教学类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的寒假以前组成保管单位，向综合档案室移交；
３、科研类文件材料在科研课题鉴定后三个月内组成保管单位，向综合档案室移交；暂不申报或中断的科研项目，在项目中断后两个月内组成保管单位，向综合档案室移交；
４、基建类文件材料在项目竣工验收后六个月内组成保管单位，向综合档案室移交；大型基建项目的文件材料按项目阶段立卷归档；
５、会计类材料随时整理文卷，在财会部门保管一年后，于第二年的一级季度前向综合档案室移交：
６、设备仪器类文件材料在开箱（验收）后每一季度整理归档；
７、照片档案（包括底片）在照片冲洗、加工并经整理后，向综合档案室移交；
８、音像制品和实物，随时整理，定期归档。
９、因公外出考察及参加会议的材料，采取随时归档的办法。
第二十条　各类文件材料一般归档一份，比较重要或利用频繁的材料可归档二至三份。
第二十一条　学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按规定移交归档，集中管理，不得据为已有。
第二十二条　各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经部门负责人审定并在目录上签字后，向综合档案室移交。交接时，双方经清点无误后，均应在目录上签字。移交目录应分别保存。

第四章 档案管理和利用
第二十三条　学校要有专用档案库房。档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。
第二十四条　配置必要的和符合档案管理要求的档案设备，积极改善档案保管条件；适应现代化要求逐步实行电子计算机管理档案。
第二十五条　学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架。
第二十六条　学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定意见由学校档案部门提出，经校领导同意后，组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，领导审批后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。
第二十七条　档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计结果。
第二十八条　学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第二十九条　学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。
第三十条　档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度做好保密工作，确保档案安全。
第三十一条　学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。
第三十二条　对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经主管领导批准。
第三十三条　学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。

第五章 奖励与处罚
第三十四条　学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。
第三十五条　对于违反《中华人民共和国档案法》行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
第六章 附则
第三十六条　本办法自颁布起执行。


                             档案统计制度
一、统计工作的原则：
（一）本单位的档案统计工作，必须严格遵守《中华人民共和国统计法》及其《实施细则》的有关规定，不能有任何随意性。
（二）档案人员应本着认真、严肃、负责的精神，按照统一的规定和要求，及时准确的向有关部门报送统计报表，不得虚报、瞒报和漏报。
二、统计工作的内容及要求：
（一）室藏档案的统计。建立"收进、移出登记簿"，对接收、移出、销毁档案要及时进行登记，做到"帐""物"相符。
（二）利用档案统计。每半年应将查阅利用档案的登记单进行装订并将档案利用情况进行统计、，年终进行汇总。
（三）档案事业基本情况统计。应于每年年底将上年度"档案事业基本情况统计年报"中规定的有关数字填好后按时向上级业务机关报送。
（四）完成同级档案行政管理部门部署的其他统计报表的提报工作。

                    档案设备维护使用制度
一、档案所用设备应定期进行检查，保持设备的清洁卫生，发现有损坏的现象，要及时维修。
二、用电设备要按时进行线路检查，防止漏电、打火现象，确保档案的安全。
三、设备的放置，应按有关规定合理摆放。
四、档案设备未经同意，不得随意使用。
五、计算机要有专人管理，未经允许不准在计算机上操作与档案工作无关的东西，以确保计算机数据的安全。
六、计算机备份用的软盘要妥善保管，做好标签，以防数据的丢失。

                     档案资料保密制度

一、档案工作人员必须严守党和国家的机密，严格遵守《档案法》、《保密法》的规定，确保档案的安全。
二、严格档案资料借阅制度，严禁把档案资料私自外借或带出库房，不准随便摘录档案内容，不得与非有关人员谈论档案内容。
三、密码电报、涉密档案资料要严格管理，未经分管领导批准，严禁借阅、复印、传真。
四、要加强对档案资料的管理，做到定期清点和检查，每逢节假日要将借出的档案资料全部收回，实行集中保管，以防止泄密。
五、非档案管理人员不得进入档案库房。
六、因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者，视情节轻重依法追究责任。

                              收集送交制度

一、明确收集范围，了解和掌握形成干部人事材料源的信息、沟通渠道，及时全面地收集干部人事档案材料。
二、形成干部人事档案材料的组织人事部门要在材料形成后10天内，非组织人事部门要在20天内将材料送交干部人事档案管理部门归档，档案管理部门收到材料后要进行登记。
三、凡由上一级或同级组织人事部门代管档案的单位，要有固定人员负责收集本单位干部人事档案材料，并在一个月内将材料送交档案管理部门归档。
四、认真审核收集的材料，发现归档的材料不符合书写要求、材料不齐全，内容不真实，手续不完备等，应及时通知材料形成部门补送材料或补办手续，形成材料部门应按规定认真办理。
五、建立"收集干部档案材料登记薄"和"缺少干部档案材料登记薄"，对缺少档案材料，要及时查询、收集，以确保干部人事档案内容的全面完整。


                             查阅借用制度

一、利用干部人事档案，应填写"查阅干部档案审批表"办理审批手续，阅档人员必须是党员干部。
二、阅档人员不得查阅或借用本人及亲属的档案，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容。
三、只批准查阅干部人事档案部分内容的，不得翻阅全部档案，经批准摘抄、复制干部人事档案供组织参考的，一般不盖章。取证的材料，由档案管理人员审核后盖章。档案用毕要经管档人员检验，当面归还。
四、严禁在材料上勾、划、涂、改等。严禁抽取材料，严禁在材料上放置墨水瓶、茶杯和其他可能污损档案的物品。阅档时禁止抽烟。
五、借用的干部人事档案，要妥善保管，严格保密，不得转借，未经批准，不得以任何手段复制档案内容，档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。
六、干部人事档案管理部门对利用档案的情况，应严格进行登记手续。

           保管保密制度
一、牢固树立安全保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》。
二、根据保管档案数量安排库房、阅档室和档案人员办公室。存放干部人事档案必须用铁质档案橱，档案橱和档案的排列整齐划一，方便利用。
三、库房内"六防"（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施要齐全，要保持适宜的温湿度（温度14°C-24°C，相对湿度45%-65%），安全防护设施要经常进行检查，杜绝隐患。
四、任何个人不得私自保存他人档案，禁止用电话索取或提供干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及档案材料出入公共场所。
五、档案管理人员离开库房时要及时关灯，锁好门窗，无关人员一律不得进入库房。
六、保管的干部人事档案必须登记造册，每年要按人头进行一次检查核对，发现问题及时解决。

            转递统计制度
一、干部管理权限变化后，其档案应在15天内转到新的干部人事档案部门。
二、转递干部人事档案必须按统一制定的《干部档案材料转递通知单》所列项目详细登记，并经过严格密封，通过机要交通或组织指派专人递送，严禁交本人自带或公开邮寄。
三、转出的干部人事档案及材料要完整齐全，不得截留或将材料分批转出。
四、收到的干部人事档案或材料，经核对无误在回执上签字盖章后及时退回。一个月内未收到回执的，转出单位要进行追查，以防丢失。
五、"无头档案"确属查不到下落的，可转交干部原籍县档案馆保存。
六、对本单位、本系统干部人事档案管理的数量，材料的收集，档案的整理、利用，基础设施的配备，队伍的建设等情况要做到胸中有数，并定期或不定期地进行统计，针对存在的问题有计划地进行解决。

              鉴别整理制度
一、凡收到的干部人事档案材料必须经过认真审查鉴别，符合《干部人事档案材料收集归档规定》要求的，才能归档。
二、按规定划出的档案材料，要逐份进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理，任何人不得擅自处理或销毁档案材料。
三、整档人员必须熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能。
四、整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造干部人事档案材料。
五、整理过的干部人事档案要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
六、干部人事档案的整理工作要经常进行，建档后要坚持每两年对所管理的干部人事档案进行一次装订入卷工作。

                           档案借阅、利用制度
一、本单位工作人员查阅档案资料，必须填写《查阅档案登记簿》，涉密文件须经分管领导批准同意后方可查阅。
二、利用档案一般只限在档案室查阅，因特殊情况确需借阅者，须办理档案借阅手续，退回借阅的档案时，收卷人应当面核点无误后注销，如发现有缺页、缺卷应立即追查处理。
三、借阅档案期限一般不超过三天，到期后仍需利用的，须向档案室说明理由，重新办理借阅手续。
四、本单位档案一般不对外开放，外单位借阅档案者，须持有县、团级以上单位的介绍信，经分管领导同意后方可查阅。
五、借阅者要爱护档案资料，严禁涂改、划圈、抽换、批注、污损、折绉。如发现上述情况，应及时追查。
六、档案利用结束后，应办理退还手续，并认真填写利用效果登记。

                            档案鉴定、销毁制度
一、定期对保管期满的档案进行鉴定。
二、档案鉴定应以国家有关规定及本单位的《档案保管期限表》等为依据，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，全面分析档案的现实作用和历史作用，维护档案的完整安全，便于利用。
三、鉴定工作应在本单位分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，制定鉴定方案，具体负责档案鉴定工作。
四、鉴定档案应以卷为单位，采取逐卷逐件审查的直接鉴定法，一般不拆卷进行鉴定。
五、鉴定工作结束后应写出鉴定报告；对确无保存价值的档案，应登记造册，经本单位分管领导批准并报同级档案行政管理部门备案后方可销毁。
六、销毁档案应有二名监销人，监销人要在销毁的清册上签字。严禁违反保密规定，将应销毁的档案做其它用途或废纸出售。
七、经鉴定有保存价值的档案，应重新整理、编号，调整相关的检索工具。
八、鉴定报告和销毁清册应一式三份，一份立卷归档，一份放全宗卷，一份报同级档案行政管理部门备案。

                           档案保管制度

一、档案库房具有防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全管理。
二、库房应保持整洁卫生，不得在库房内乱堆杂物。
三、坚持库房温湿度记录，做到一天记录二次。室内温度应保持在14°C-24°C之间，相对湿度应保持在45％-60％之间。达不到上述要求时，应及时采取措施。
四、库房内档案装具排列有序，统一编号，整齐划一。橱具摆放应与窗户垂直，间距不小于80cm。靠近墙壁的橱柜与墙壁间的距离应保持在10cm左右。橱柜间的通道应为可迂回式。
五、档案排架应系统反映档案整理分类的具体成果，并依次按自上而下、自左而右的顺序进行。
六、库房内应编制档案存放位置索引。
七、档案橱柜应有统一的显示档案门类的标牌。
八、每半年检查一次室藏档案，并填写检查记录，对已破损或字迹褪色的重要档案要及时修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。
九、档案收进、移出要填写收进、移出登记簿，严格交接手续，做到准确无误。
十、建立全宗卷，保持全宗管理的连续性。